良好な関係がハイブリッド・イベントのプランニングをサポート
イベントプランニングチームによる優先パートナーシップの採用が、重要なビジネスミーティングの企画、実施、全体的な成功にどのように役立ったかを考察するケーススタディです。
事例
この製薬会社は、これまで全国販売リーダーシップ会議と全国セールス会議を1つの場所で開催してきましたが、新型コロナウイルス感染症拡大により移動が制限され、2020年のイベントは同じ場所での開催ができなくなりました。イベントプランニングチームは、複数の会場で安全に会議を開催するという課題を、たった7週間の事前プランニング期間で解決する必要に迫られました。時間がないため、最終的な会議モデルが固まる前に、プログラムを決めながらプランニング作業を急ピッチで進めなければなりませんでした。
チームは可能性のある案を検討し、最終的には、4ヵ所でのリーダーシップ会議と45ヵ所でのセールス会議をそれぞれ米国内の各地域を代表する場所で開催するという、ハイブリッド・ミーティング・モデルを選びました。参加者は、バーチャルと会場いずれかの参加方法を選ぶことができました。
成功した点
イベントの準備を完了するまでに7週間しかないことを考えると、会議を成功させるためにはホテルとベンダーの優先パートナーシップが重要であるとチームは考えました。そして、ヒルトン・ワールドワイド・セールスの専任パートナーや調達チームと協力して、45のイベント会場のうち27ヵ所はヒルトンのホテルを選び、契約を結びました。すでに交渉が済んでいた感染症対策の条件をもとに、契約のしやすさを考慮したヒルトン・エクスプレス・アグリーメントで契約しました。
契約を結んだあと、製薬会社はプランニングと製作を担当する会社と協力して、食事と飲み物、室内のセッティング、インターネット、視聴覚機器といったイベントの詳細を決めていきました。
結果
ハイブリッド・イベントは、経営陣や参加者、イベントプランナーにとって成功を収めました。厳しいスケジュールではあったものの、ヒルトンの専任セールス・パートナーや供給チームと協力し、優先パートナーシップによって計画プロセスをスピードアップして、イベントチームは会議の優先事項を効果的に実施することができました。
総参加者
45ヵ所の会場は、それぞれに来場参加者7〜10名、バーチャル参加者7～10名が参加しました。
45ヵ所の会場は、それぞれに来場参加者7〜10名、バーチャル参加者7～10名が参加し、来場参加者とバーチャル参加者の合計は約800名となりました。
全体的に、バーチャルと来場の両方の参加者から好評を得ました。限られた時間が課題となったものの、重要なビジネス上の関係や優先パートナーシップが、多面的なハイブリッド・ミーティングを開催する上で鍵となりました。
