参加人数を制限した、高度なコラボレーションを可能にするハイブリッド・イベントの開催
ヒルトン・グローバル・ブランド組織の経営陣が高度なコラボレーションを必要とする小規模なハイブリッド・イベントを実施した方法と、そこで得たプランニング、テクノロジー、会場のセッティング、バーチャルプラットフォーム関する貴重な教訓を考察するケーススタディです。
事例
ヒルトン・グローバル・ブランドの経営陣は四半期に一度、リーダーシップチーム・ミーティングを開催していますが、新型コロナウイルス感染拡大による移動制限や安全上の配慮から、対面での会議を開催することは困難でした。とはいえ、重要な戦略的優先事項を議論する場を設ける必要があり、急を要したため、ミーティングを延期することはできませんでした。そこでチームは、小規模なハイブリッド・ミーティングを開催することを決定。ほとんどのリーダーは来場し、出張できない人はバーチャルでの参加となりました。
成功した点
チームが実施したハイブリッド・ミーティングは、リモートの音声や映像も良好で、遠方にいるバーチャル参加者も、まるで同じ部屋にいるかのようにミーティングに参加することができ、小規模ながら有意義なものとなりました。イベントの環境設定については、プランニングの過程で大幅な改善が施されました。当初のソリューションでは、最適なピアツーピア接続が実現できないことが判明したためです。
また、座席の配置については、部屋全体をビデオカメラで撮影しやすいよう、当初はクラスルーム形式が提案されていましたが、来場参加者同士のコラボレーションが制限されてしまうため、コの字型に変更。最終的には、参加者それぞれが自分のノートパソコンを使ってMicrosoft Teamsに接続することになりました。これにより、バーチャル参加者とは画面を通してコミュニケーションを取りながら、部屋前方のプレゼンテーションもよく見える配置となりました。このイベントの実施で鍵となったのは、柔軟性でした。
結果
ミーティングは、バーチャルと来場、両方の参加者にとって満足のいくものとなりました。ハイブリット・ミーティングの参加者は合計15名で、11名が来場し、4名がバーチャルで参加しました。
来場参加者
リーダー7名 + プレゼンター3名 + プランナー1名
バーチャル参加者
参加者は全員、ミーティングは「ほぼいつも通り」に感じられ、ビジネス目標を達成できたと報告しています。このミーティングを通じて、小規模なミーティングルームを最適化してコラボレーションを実現する方法や、視聴覚デバイスを効果的に活用して両方のオーディエンスが参加しやすい環境をつくる方法、バーチャル・プラットフォームを活用して理想の体験を実現する方法について、多くを学ぶことができました。
ミーティングのフィードバック
「全般的に、ミーティングはうまくいったと思います。安心して参加できました」
「開催のために尽力してくださり感謝しています。今回の一番の収穫は、いつも通りに感じられた、という点です」
