ハイブリッド・イベントのテクノロジー

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ニーズに合わせたテクノロジーの活用

必要となるテクノロジーはイベントの複雑さによって変わります。また、ITインフラも、利用できる機器や帯域幅によって会場やホテルごとに異なることを覚えておきましょう。前もって計画を立て、慎重に実施することで、非常に複雑な技術を必要とするイベント・セッションを成功させることができます。

ライブ配信のロジスティクス

事前の計画が成功の決め手

コンファレンスを1時間ごとに区切り、同時に行われるライブ配信に必要な帯域幅を見積もっておくことが大切です。これには、ライブ配信するブレイクアウトセッションの数も含めてください。

製作会社と協力して、講演のライブ配信に必要な帯域幅を知っておきましょう。

講演のライブ配信には、可能であれば有線/イーサネット接続を利用しましょう。

ハイブリッド・ミーティングに接続する小規模なブレイクアウト・セッションは、ライブ配信を行うために10mbps以上の帯域幅が必要になるでしょう。

大規模な会場で行う基調講演者の高度なライブ配信には、最大25mbpsが必要になると予想されます。イベントマネージャーがビデオ製作チームと協力して、最低限必要な帯域幅を決めます。

ライブ配信は最低限に抑え、コンテンツはできる限り事前に録画しておくことを検討してください。これにより、接続関連の問題を減らすことができ、またホテルから配信する場合はインターネットのコストを削減できます。

エキスパートからのアドバイス

テクノロジーのヒント

映像やITのパートナーと協力

イベントの技術面を独力でプランニングする必要はありません。ITの準備と運用を監督する責任を持つホテルのITチームが、必要なコンポーネントの判断や管理を行います。

  • 十分なWi-Fiカバレッジを確保するためのWi-Fiアクセスポイントの導入
  • ライブ配信フィードを監督する製作チームへの、イベント前のプランニングとリアルタイムのITサポートの提供
  • ネットワークとITセキュリティの確立
  • 複雑なイベントに必要な電力損失の調整

プランニングのすべての段階でITチームと協力しましょう。イベントの複雑さに応じて、最適なスピードで配信するためには複数のネットワークやポート設定を利用する必要があります。有線接続を使うと計画や作業の負荷が増える可能性があり、問題が起きた場合の解決にも余分な時間がかかります。

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帯域幅の基本

バーチャル形式と対面形式の両方のイベントを開催するために必要なホテルの帯域幅容量を把握するためには、インフラと通信網(WANの通信量とも呼ばれます)が重要です。

  • 帯域幅に関する一般的な質問はイベントマネージャーに問い合わせます。
  • 複雑なイベントに関しては、ホテルのITチームまたはベンダーが2つのソースからWANの通信量をどれくらい使用しているか分析して、十分な容量を確保する必要があります。
  • 使用履歴のレポートがない場合は、ITプロバイダと協力して要件を確認します。ライブ配信セッションは、一般的なコンファレンスの使用とは区別することをお勧めします。
  • イベント会場にいる参加者が典型的な帯域幅需要(ほとんどがWi-Fi)を発生させるのは、Eメール、ソーシャルメディア、一般的なビジネス/パーソナルのアプリを使用するときです。
事前テストを最優先しましょう

視聴覚(AV)機器

イベントの複雑さや規模に応じて、ホテルの社内視聴覚プロバイダーが適切なAV機器をご用意します。ほとんどのバーチャルプラットフォームは、シームレスな製作のために特殊な機器は必要ありません。機器とネット接続の安定性をテストして、バックアップとコンティンジェンシー・プランが適切に機能していることを確認しましょう。