ハイブリッド・イベントのプランニング

プランニングのイメージ図

プランニングを最優先

ハイブリッド・イベントは2つのイベントを同時に開催するようなものであり、通常にも増してプランニングが重要になります。まず、利用可能なリソースと現状の制限事項を念入りに確認しましょう。オーディエンスの人数やITプラットフォームなどの詳細を事前にプランニングすることで、コストを正確に予測できるようになります。バーチャルイベントの流れ、会場に用意する食事や飲み物、休憩時間に流すコンテンツなど、細部に至るまで気を配ってください。万全の配慮を尽くせば、来場参加者もバーチャル参加者も感銘を受けるハイブリッド・イベントを成功させることができます。

日程計画のヒント

ポイントは柔軟性

録画、リハーサル、技術チェック、テストなどに十分な時間がとれるよう、日程は週の中頃にしましょう。

複数日程のイベントを開催する場合は、録画はすべて事前に済ませましょう。また、可能であればスタジオで撮影しましょう。

可能であればイベントの数日前に現地入りして、テストやリハーサルを重ねておきましょう。

すべての講演者に、イベント開催前に追加リハーサルを行うための時間を確保してもらいましょう。

バーチャル参加者の人数によって使用するプラットフォームが変わる可能性があるため、できるだけ早く参加者数を決定しましょう。

集会に関する現地の規制が変更された場合に備えて、来場参加者とバーチャル参加者の人数が変わることに備えておきましょう。

エキスパートからのアドバイス

ハイブリッド・イベントのプランニングのヒント

フード&ドリンクの要点

ホテルパートナーに交渉し、飲食物や人員配置に柔軟に対応してもらえるよう前もって承諾を得ておきましょう。これにより、プランニングの初期段階で期待値を設定することができます。

安全なケータリングについての相談は、ハイブリッド・イベントのプランニング初期からホテルパートナーと始めておく必要があります。安心して会場やパートナーの選定を進められるよう、どのような協約が必要になるか検討しておきましょう。

ヒルトンの飲食部門で、ヒルトン・クリーンステイ衛生基準導入「EventReady」が行っている安全な飲食の提供についての詳細をご覧ください。

電卓のイラスト

予算編成の基礎

予算の配分については、結局のところ総費用はイベントの複雑さによって決まります。シンプルな一方向のライブ配信はコストを抑えられますが、次のような要素が加わって複雑さが増すにつれてコストが増えます。

  •   エンゲージメント・プラットフォーム
  •   複数のロケーションからのライブ配信
  •   ステージに複数の人が登場するため複数のカメラを使う
  •   インターネットや機器のために追加の回線や機器(バックアップ用)を用意する
  •   映像やITのサポートチームメンバーの増員

 

ハイブリッド・イベントを計画する前に、どの程度までリスクを許容できるか決めておきます。これは、必要な予算やリソースに影響する可能性があるためです。イベントプランナーとして、あまり精通していない分野があれば、リソースを追加しておきましょう。

導入のご案内

ハイブリッドのプランニングのケーススタディ

ヒルトン EventReadyのハイブリッド・ソリューションは、ヒルトン・ワールドワイド・セールスがハイブリッド・イベント対応ホテルの情報提供、RFPの送信、提案書の回収、契約書の作成などを円滑に進めるお手伝いをします。マルチサイト・ハイブリッド契約をご利用になると、ハイブリッド対応ポートフォリオに掲載された複数のホテルに、簡単かつ素早く連絡を取ることができます。最近のイベントでこれらをご利用いただいた実例を、製薬会社のケーススタディでご覧ください。