ハイブリッド・イベントのコミュニケーション

コミュニケーションのイラスト

参加者に複数の連絡手段を提供

参加者の情報を早めに収集してリソースを提供することで、IT関連の不安は軽減され、参加者は準備ができ、ネットワーキングが円滑に進みます。イベントの期間中に充分なコミュニケーションを取ることで、イベント体験が向上します。会場では看板やQRコードを使い、オンラインプラットフォームでは指示や説明を提供し、すべてのオーディエンスに対してアプリの通知を送りましょう。イベント後のコミュニケーションは、企業との今後のやり取りのためにイベントや参加者体験を評価する役に立ちます。

イベント前のコミュニケーション

情報の共有は早めかつ頻繁に

参加者に早めに各自の情報を提供していただくようにすると、各参加者のネットワーキング計画を円滑に進めることができます。これにより、イベント開始時に起きる不必要な交流や混雑を減らすことができます。

イベント前のコミュニケーションやイベントアプリを通じて、開催場所のイベントガイドラインやリソースを伝えておきましょう。これにより、参加者は出席前に事前確認ができ、会場での質問が減ります。

イベント準備用のウェビナー配信を検討したり、参加者体験やイベント前チェックリストを点検するミーティングを開いたりしましょう。

エキスパートからのアドバイス

コミュニケーションのヒント

イベント中のコミュニケーション

来場参加者のための誘導サインはたっぷりと用意し、コンファレンス用アプリのプッシュ通知を存分に利用しましょう。

イベントの随所でQRコードを使うと、環境に配慮したイベントになるだけでなく、健康と安全に関する推奨事項にも対応できます。接触する部分が少ないほど安全です。

社内チームメンバーとすべての参加者のために、コミュニケーション・コンティンジェンシー・プランの作成を推奨します。イベント中にインターネットやシステムの不具合が発生しても、コミュニケーション・コンティンジェンシー・プランがあれば、全員が次のステップに進むことができます。